La gestion des achats est une fonction stratégique dans les entreprises, car elle a un impact direct sur leur rentabilité et leur efficacité. Cet article explore les différents aspects de la gestion des achats et la manière dont elle peut être optimisée pour contribuer à la réussite globale de l’entreprise.
Introduction
La gestion des achats implique l’acquisition de biens et de services nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Elle ne se limite pas à la simple transaction d’achat mais englobe toute une série d’activités allant de la sélection des fournisseurs à la négociation des contrats, en passant par le contrôle de la qualité et la gestion des relations fournisseurs. Une gestion efficace des achats permet de réduire les coûts, d’améliorer la qualité des produits et services, et de garantir la continuité des opérations.
Stratégie de gestion des achats
Analyses des besoins
La première étape consiste à identifier précisément les besoins de l’entreprise en termes de biens et de services. Cela implique une collaboration étroite avec les différents départements pour comprendre leurs exigences spécifiques, anticiper les besoins futurs et éviter les achats superflus ou redondants.
Sélection et évaluation des fournisseurs
Le choix des fournisseurs est crucial. Il s’agit de trouver des partenaires fiables et compétitifs. Les entreprises effectuent généralement une évaluation basée sur plusieurs critères : prix, qualité, capacité de livraison, réputation, et conformité éthique et environnementale. Des audits et des évaluations régulières sont nécessaires pour s’assurer que les fournisseurs répondent aux standards requis.
Évaluation des besoins en marchandises
| QUI ? | Le directeur d’exploitation de restaurant, avec le chef cuisinier/chef de salle. |
| QUOI ? | Établir un référencement produit c’est-à-dire une liste des produits nécessaires à chaque recette Estimer en quelle quantité |
| COMMENT ? | En fonction des stocks : Lister les produits devant être commandés Consulter le logiciel de gestion des stocks |
Validation de la facture fournisseur
| QUI ? | Gérant ou directeur d’exploitation |
| QUOI ? | Valider la facture |
| COMMENT ? | En apportant son visa en s’assurant que la facture soit correcte et que les éléments commandés non reçus ne soient pas facturés en mettant, en cas, d’erreur le paiement de la facture en suspens pour régler le litige. |
Réalisation de la prise de commande
| QUI ? | Le chef ou le cuisinier |
| QUOI ? | Établir un bon de commande fournisseur ainsi que de l’adresser par mail |
| COMMENT ? | En faisant apparaître sur les bons les commandes (pré-numérotés) : le nom des produits, les quantités et le prix unitaire hors taxe. En réunissant tous les bons à un même endroit dans un classeur dédié par exemple. NB: Pour les fournisseurs qui veulent que leurs clients utilisent leurs propres bons de commande, il faudra le faire, mais tout de même utiliser celui du restaurant pour les contrôles ultérieurs. Les deux catégories de bons de commande seront conservées et agrafées ensemble. |
Règlement fournisseur
| QUI ? | Le gérant ou le dirigeant d’exploitation |
| QUOI ? | Valider tous les paiements |
| COMMENT ? | En vérifiant que le bon à payer apparaît sur la facture En vérifiant que chaque intervenant sur la chaîne des procédure est bien effectuée sa tâche En favorisant les virements, les dépenses ne doivent jamais être réglées en espèce. Le prélèvement n’est pas souhaitable. |
Négociation des contrats
La négociation des contrats est une phase déterminante. Elle doit aboutir à un accord mutuellement bénéfique, qui garantit non seulement le meilleur prix possible mais aussi des termes de paiement favorables, des garanties de qualité, et une flexibilité en cas de changement de besoin. Une bonne négociation nécessite une préparation minutieuse et une compréhension claire des coûts et des marges.
Gestion des commandes et des relations fournisseurs
Une fois les fournisseurs sélectionnés et les contrats signés, il faut gérer les commandes de manière efficace. Cela implique le suivi des livraisons, le contrôle de la qualité à réception, et la gestion des éventuels retours ou réclamations. La gestion des relations est également cruciale : elle vise à créer un partenariat solide et durable avec les fournisseurs, basé sur la confiance et la coopération.
Outils et technologies
L’adoption de technologies modernes peut grandement améliorer l’efficacité de la gestion des achats. Les systèmes d’information achat (SI Achats) permettent d’automatiser de nombreuses tâches, de centraliser les informations et de faciliter la prise de décision. Ils offrent des fonctionnalités comme la gestion électronique des documents, le suivi des commandes en temps réel, et l’analyse des dépenses, qui contribuent à une meilleure gestion globale.
Enjeux durables et éthiques
La gestion des achats est de plus en plus influencée par des considérations durables et éthiques. Les entreprises sont encouragées à adopter des pratiques d’achat responsable, qui prennent en compte l’impact environnemental et social de leurs choix de fournisseurs. Cela peut inclure l’intégration de critères environnementaux dans les processus de sélection, la promotion de l’équité sociale ou le soutien à l’économie locale.
Formation et compétences
La gestion des achats requiert un ensemble spécifique de compétences : négociation, analyse financière, compréhension juridique, et communication efficace. Les acheteurs doivent également posséder une bonne connaissance du marché et des produits concernés. La formation continue est donc essentielle pour maintenir et développer ces compétences, ainsi que pour rester à jour sur les meilleures pratiques et les évolutions réglementaires.
Conclusion
La gestion des achats est une fonction complexe et stratégique qui joue un rôle clé dans le succès d’une entreprise. Elle requiert une approche méthodique, des compétences spécialisées, et un engagement envers l’excellence et l’éthique. Par une gestion efficace des achats, les entreprises peuvent non seulement réaliser des économies significatives mais aussi renforcer leur position concurrentielle, améliorer leur image et contribuer à un avenir plus durable. C’est un domaine en constante évolution, qui demande une veille permanente et une capacité à s’adapter aux nouveaux défis et opportunités.
Une gestion efficace des achats assure que le restaurant dispose toujours des ingrédients nécessaires de la meilleure qualité au meilleur prix, minimisant ainsi les déchets et les coûts tout en maximisant la satisfaction des clients.
L'optimisation des achats peut être réalisée en établissant de bonnes relations avec les fournisseurs fiables, en négociant les meilleurs prix, en achetant en gros si possible, et en utilisant des logiciels de gestion des stocks pour suivre précisément les inventaires.
Les critères importants incluent la qualité des produits, la fiabilité de la livraison, les prix compétitifs, les pratiques éthiques de l'entreprise, et la capacité du fournisseur à fournir un service clientèle de qualité en cas de problèmes.
Il est crucial de tenir des registres précis, de réaliser des inventaires réguliers, et d'utiliser des prévisions basées sur les données historiques de vente pour ajuster les quantités achetées et maintenir un équilibre entre éviter les excédents de stock et manquer de produits essentiels.
Les défis incluent la fluctuation des prix des marchandises, la gestion des relations avec plusieurs fournisseurs, les problèmes de qualité des produits reçus, et les erreurs dans la gestion des stocks qui peuvent entraîner des pénuries ou des surplus.
