Certaines conventions collectives prévoient une obligation pour les employeurs pourvoir au repas des salariés.
Par exemple, la convention collective HCR (Hôtels, Cafés, Restaurants) mets en place des règles spécifiques à appliquer dans les entreprises appartenant à ce secteur d’activité.
En clair, la convention HCR prévoit une obligation pour l’employeur d’attribuer un avantage en nature sous forme de repas à ses salariés. S’il ne peut pas prévoir une méthode de restauration, il devra à la place leur verser une indemnité de repas.
Qu’est-ce que l’indemnité repas HCR ?
Tous les employeurs relevant de la convention collective des hôtels, cafés et restaurants (HCR), doivent un repas à leurs salariés sous deux conditions :
- leur établissement est ouvert à la clientèle, et ce, à l’heure des repas ;
- l’horaire du salarié comprend cette heure-ci.
Ce repas est un avantage en nature sous forme de nourriture. Ces repas constituent donc un complément de salaire. Chaque repas équivaut à une fois le minimum garanti (ou MG), soit 3,65 € (au 1er janvier 2020). S’ils remplissent toutes les conditions d’attribution, tous les salariés, indépendamment de leur qualification, leur niveau de salaire ou leur durée de travail, y ont droit.
Le salarié doit être obligatoirement nourrit ou recevoir à la place une indemnité compensatrice de repas évaluée à 3,65 € par repas, comme pour un avantage en nature. Il s’agit des situations où l’employeur ne prévoit pas dans son établissement de repas, ou ne peut directement pas s’acquitter de son obligation en nature.
À noter que si le salarié ne peut pas prendre le repas fourni gratuitement pour des raisons médicales, l’indemnité compensatrice devra quand même être fournie. Toutefois, elle n’est pas due pour un salarié qui avance des raisons personnelles pour ne pas prendre les repas.
Il convient de distinguer l’indemnité de l’avantage en nature repas HCR, puisqu’elle est soumise à un régime différent.
L’avantage en nature est mentionné juste en dessous du salaire brut sur la fiche de paie, qu’il vient augmenter. Il est également soumis aux cotisations sociales. Il est déduit du salaire net.
Dans le cas ou, pour des raisons personnelles, un salarié ne prend pas le repas que vous lui fournissez gratuitement, il ne peut prétendre à une indemnité compensatrice, compte tenu du fait que l’employeur a satisfait à ses obligations en mettant le repas à disposition du salarié.
Comment évaluer le montant de l’indemnité compensatrice de repas HCR ?
Le calcul de l’indemnité repas HCR dépend du nombre de repas dus par l’employeur.
De manière générale, le nombre de repas dépend du nombre d’heures travaillées par jour :
- Plus de 5 heures par jours : droit à 2 repas ;
- moins de 5 heures par jours : droit à 1 seul repas par jour.
Le montant de l’indemnité repas HCR va donc dépendre du nombre de repas par jour auxquels le salarié à le droit, multiplié par le nombre de jours travaillés dans le mois. Il convient alors de déterminer la valeur de chaque repas qui sera alors non pris.
En principe, l’avantage en nature repas est évalué de manière forfaitaire, et équivaut à un montant minimum garanti par repas, il est fixé par l’URSSAF. Au 1er janvier 2021, par exemple, le montant été de :
- 3,65 € pour un repas ;
- 7,30 € pour deux repas.
Depuis le 1er janvier 2020, cette évaluation forfaitaire s’applique aux dirigeants, alors qu’auparavant leurs avantages en natures étaient évalués par rapport aux dépenses réelles.
En revanche, le montant de l’indemnité compensatrice de repas HCR n’est pas fixé par la convention collective ni par la loi. Pour simplifier la gestion, les employeurs choisissent le montant de l’indemnité repas HCR en fonction des minimums qui sont fixés par l’URSSAF.
Comme pour l’avantage en nature, un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir conventionnellement des montants d’indemnités repas HCR différents.
L’indemnité repas d’un apprenti en HCR sera la même que celle du reste des salariés de l’entreprise. Toutefois, si l’employeur verse l’avantage en nature, seul 75% du montant du repas figurera sur la fiche de paie d’un apprenti.
Comment traiter l’indemnité repas HCR en paie ?
Comme l’avantage en nature, l’indemnité repas HCR a une nature de salaire et doit être indiquée dans le bulletin de paie du salarié. C’est pourquoi, le montant de l’indemnité est soumis à toutes les cotisations sociales. Une ligne “Indemnisation repas” s’ajoute en dessus du salaire (en brut). Elle comptabilise le même montant que si le repas nourriture avait été directement pris.
Si le montant de l’indemnité repas HCR est inférieur à celui fixé par l’URSSAF, l’employeur cotisera sur la somme réellement versée. En effet, l’indemnité compensatrice n’est pas un avantage en nature : elle ne doit pas être soumise d’une somme de cotisations minimum fixé par l’URSSAF.
Même si elles sont soumises à cotisations, les indemnités compensatrices repas ne sont pas déduites du salaire net, car le repas en lui-même n’a pas été fourni ni consommé.
Attention : en cas d’arrêt maladie du salarié ou autres absences injustifiées, les repas ne sont plus pris. Il faut donc diminuer la valeur des indemnités repas du salaire brut en fonction du nombre de jours d’absence.
De plus, en matière d’indemnité compensatrice repas en HCR et de congés payés, aucun repas n’est comptabilisé car le salarié n’est pas présent. Le bulletin de paie ne fait figurer aucune indemnité de repas HCR pendant l’absence pour congé.
