Le suivi régulier de la caisse enregistreuse

Lors du suivi d'activité, le contrôle fréquent et attentif de la caisse enregistreuse est capitale afin d'éviter les erreurs et incohérences.
Suivre le bon fonctionnement du à la caisse enregistreuse

Suivi effectué par le collaborateur au cours de l’exercice

Un suivi poussé en début de mission pour s’assurer du bon fonctionnement du process

En début de mission, ou lors de changements significatifs dans l’activité ou l’organisation, le collaborateur réalise un contrôle approfondi pour s’assurer du bon fonctionnement du processus. En effet, il est fréquent de constater des anomalies, des erreurs ou des mauvais paramétrages notamment lors de la mise en place d’un nouveau système de caisse ou de la reprise d’un système existant. Des contrôles sont, donc, effectués pour s’assurer de la fiabilité du processus et éviter que les erreurs ou anomalies se répètent sur une longue période.

En pratique, ce contrôle est effectué à la fin du premier mois suivant le début de la mission ou le changement important. Dans le cas d’une mission de présentation des comptes sans tenue, le contrôle est délégué au client. Un accompagnement peut être fourni sur demande.

Concernant la caisse en elle-même, le premier contrôle consiste, si cela n’a pas encore été fait, à collecter le certificat ou l’attestation et son mode d’emploi. Les contrôles portent, ensuite, sur les données contenues dans la caisse. Pour cela, le client transmet ses données de caisse et le ticket Z mensuel. Ces informations permettent de réaliser les contrôles suivants :

  • Vérification par sondage du libellé des articles et de leur niveau de détail. Il s’agit de vérifier qu’il n’y a pas d’articles « divers » utilisés et que certains articles ne regroupent pas plusieurs références ;
  • Examen par sondage des taux de TVA appliqués aux articles et aux menus ;
  • Contrôle de la saisie des offerts, de la consommation du personnel et de leur cohérence globale ;
  • Analyse de la cohérence du taux d’annulation ;
  • Recoupement des commandes et des notes. Une demande d’information au client est faite en cas d’écarts significatifs ;
  • Vérification du chemin de révision par sondage en contrôlant, pour certains jours, la correspondance entre les notes et les recettes comptabilisées. Le bon report de la TVA est également contrôlé.

Un suivi complété par des contrôles périodiques

Certains contrôles sont réalisés périodiquement. C’est le cas du contrôle de concordance entre les recettes fournies et les encaissements constatés en comptabilité. Ce contrôle est fréquemment effectué en pratiques. Il consiste â vérifier que les recettes de la période contrôlée, telles qu’elles apparaissent sur les données de caisse, ont bien été encaissées par l’établissement. Le contrôle est effectué pour chaque moyen de paiement :

• Cartes bancaires : ce contrôle ne pose généralement pas de problème en pratique puisque les recettes apparaissent en banque dans les jours suivants et sont facilement isolables ;

• Espèces et chèques : le collaborateur vérifie la concordance entre les remises en banque et les recettes selon la périodicité convenue. Pour les tickets restaurants et chèques vacances, la commission de l’organisme est à prendre en compte à l’aide de la lettre chèque ;

• Virements directs des clients : il s’agit d’un mode de paiement plutôt rare concernant le secteur étudié qui peut avoir lieu pour les réservations de groupe ou pour le paiement des ardoises. La saisie dans la caisse de ce paiement pour solder l’ardoise mérite un suivi particulier ;

• Virements issus d’autres moyens de paiement tels que les plateformes en ligne ou les nouvelles solutions de paiement : le client fournit les relevés de compte, disponibles sur les espaces en ligne de ces solutions, pour comptabiliser les commissions et ensuite faire le recoupement.

Les écarts constatés font l’objet d’un retour au client. Ils peuvent être causés par une simple erreur de saisie du moyen de paiement en caisse. Pour les tickets restaurants, l’établissement ne doit pas rendre la monnaie sur ces moyens de paiement ce qui peut générer des écarts. Ils peuvent également être issus d’un problème de processus en cas d’encaissements supérieurs aux recettes ou causés par des détournements en cas d’encaissements inférieurs. Pour cette dernière raison, le contrôle est effectué tous les mois et le plus tôt possible à réception des données. La récupération automatisée des données de caisse et des données bancaires permet de le réaliser dans les 7 premiers jours du mois suivant. De plus, il s’agit d’une période plutôt calme dans le planning d’un collaborateur, cela permet de lisser son activité.

Pour réaliser ce contrôle, la comptabilité doit être à jour ce qui implique une bonne organisation du cabinet.

L’absence de contrôle peut avoir pour conséquence l’accumulation des détournements et un préjudice financier important. Le client, notamment si le cabinet effectue la tenue comptable, peut alors mettre en cause l’expert-comptable pour n’avoir pas détecté ces écarts alors qu’il disposait des éléments pour le faire.

D’autres contrôles peuvent être réalisés en cours d’exercice tels que :

  • La réalisation de situations intermédiaires appuyées par des inventaires. Ces situations permettent de vérifier le taux de marge et sa concordance avec la moyenne du secteur et les prix pratiqués ;
  • Le contrôle de la validation des écritures et de la saisie de numéro de pièces pour les dossiers non tenus par le cabinet ;
  • La vérification du montant des ardoises ;
  •  La position du compte de caisse.

Tout au long de la mission et lors de la réalisation des contrôles, le collaborateur et l’expert-comptable doivent rester vigilant.

Vigilance et communication tout au long de la mission

Pour permettre au collaborateur d’être vigilant, il faut qu’un suivi régulier soit effectuée. La vigilance du collaborateur concerne l’activité de l’entreprise, avec la détection de signaux de difficultés tels que la baisse de chiffre d’affaires ou de trésorerie. La vigilance concerne également la LCB-FT.

Dans le cadre de la LCB-FT, une analyse des risques est effectuée en début de mission et lors de son renouvellement. Elle fixe un niveau normal ou renforcé de vigilance. Dans le cas d’un niveau de vigilance renforcé, les contrôles listés précédemment sont élargis »‘. Cette analyse évolue dans le temps en fonction des opérations réalisées et des changements qui affectent l’entreprise.

L’ARPEC invite les professionnels, effectuant des missions pour des clients encaissant des recettes en espèces, à renforcer leur niveau de vigilance en présence des éléments suivants :

  • Variation non expliquée de la marge, du résultat d’un exercice à l’autre ;
  •  Ratios non cohérents avec les benchmarks du secteur, sans explication ;
  •  Absence de logiciel de caisse certifié ;
  •  Mouvements très significatifs dans le compte de caisse ou solde très élevé, sans explication ;
  •  Mouvements non expliqués dans le compte courant du dirigeant ;
  • Société créée récemment avec un dirigeant n’ayant pas d’expérience dans le secteur d’activité faisant craindre l’existence d’un dirigeant de paille ou une potentielle société éphémère ;
  • Train de vie du dirigeant non compatible avec les résultats de l’entreprise, sans explication ;
  • Localisation dans un secteur notoirement connu pour sa forte criminalité. »

Le collaborateur n’a pas à effectuer une recherche active en matière de LCB­ FT mais il doit être vigilant S’il identifie certains éléments, il communique avec le client pour obtenir des explications et avec sa hiérarchie, que les réponses aient été concluantes ou non.

Le collaborateur communique tout au long de la mission avec le client pour l’informer d’éventuelles anomalies et erreurs. Il rappelle également au client les règles de fonctionnement si elles ne sont pas respectées. Cette communication est effectuée en bonne intelligence, en s’adaptant au client et en ayant un positionnement de partenaire du client. Il ne doit pas penser que le collaborateur est là pour le surveiller ou lui faire perdre son temps. Les éléments remontés sont également communiqués au responsable de mission sans attendre la clôture annuelle.

Préparer les opérations d’inventaire

La préparation de la clôture annuelle des comptes est une phase importante pour garantir la sécurisation du traitement de la caisse au travers des opérations d’inventaire et d’archivage sécurisé des données de caisse.

Préparation de l’inventaire

L’obligation de réaliser un inventaire au moins une fois tous les 12 mois concerne les stocks de matières et marchandises, mais également tous les éléments d’actifs et de passif (exemples : sommes détenues en caisse et au coffre ou encore ardoises clients).

L’inventaire des stocks est réalisé avec précision pour plusieurs raisons :

  • C’est une obligation légale dont le non-respect est puni d’une amende de 9 000 euros ;
  •  Son absence, comme seul motif, n’entraîne pas un rejet de comptabilité, mais elle peut y participer en présence d’autres anomalies ;
  •  En cas de reconstitution des recettes, le vérificateur va se baser sur l’inventaire effectué. Or, certains professionnels ont pris l’habitude de minorer leur inventaire pour diminuer leur imposition en fin d’exercice. Cela a pour conséquence de majorer la consommation de matière pour l’exercice et d’entrainer une reconstitution des recettes plus importante ;
  •  Il s’agit d’un outil de gestion et de contrôle interne important pour les professionnels.

En effet, le stock est une zone de risque importante. Il existe un risque de détournement de la part du personnel mais également un risque de gestion. Un stock mal maîtrisé, notamment de produits périssables, peut avoir des conséquences importantes sur la marge brute et conduire à des difficultés pour l’entreprise. Il est donc important d’en assurer un suivi tout au long de l’année et pas seulement en fin d’exercice.

Dans les petites structures, le chef d’entreprise centralise généralement les fonctions de gestion des achats, des stocks et des recettes. Il n’utilise pas la gestion des stocks proposée par sa caisse enregistreuse. Cette option peut être intéressante dans le cadre d’une gestion déléguée à un responsable salarié afin d’assurer un contrôle à la fois sur la gestion, mais également sur la démarque inconnue.

Elle implique une rigueur importante et de pouvoir définir précisément, pour chaque produit vendu, la quantité consommée. En pratique, cette solution est peu utilisée par les TPE. Elle convient mieux à des établissements d’une certaine taille ou à des chaines et franchises dont les processus sont très détaillés, les offres standardisées et dont les achats sont effectués via une centrale, Dans ce cas, un inventaire permanent est souvent réalisé pour détecter et expliquer les écarts en cours d’exercice.

L’archivage sécurisé des données de caisse

Les logiciels ou systèmes de caisse doivent, depuis le 1er janvier 2018, satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Or, la plupart des personnes interrogées ne sont pas au fait des obligations en termes de conservation et d’archivage. Parmi fes 48 collaborateurs interrogés, un seul répondant indique vérifier que l’archivage sécurisé a été effectué. Aucun expert-comptable ayant répondu au questionnaire ne déclare réaliser ce contrôle. Du côté des professionnels interrogés, 6 sur 33 indiquent effectuer un archivage sécurisé.

Les données de caisse doivent être conservées pendant une durée de 6 ans à partir de la date d’établissement des documen!s. En pratique, les spécialistes du sujet conseillent de conserver les données pendant une durée de 7 ans pour ne pas gérer individuellement la durée de conservation de chaque fichier de caisse.

Elles peuvent être conservées dans le systéme de caisse ou en externe en cas de manque de place sur le disque dur et pour bénéficier d’une meilleure performance. L’archivage est obligatoire au minimum une fois par an ou par exercice. La « procédure d’archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux données archivées ». À la différence d’une procédure de sauvegarde qui est utilisée pour prévenir d’une éventuelle perte de données et qui peut être effectuée sous n’importe quel format, l’archivage vise à figer les données. Il est réalisé dans un format permettant à l’administration de les lire aisément en cas de contrôle. En pratique, il s’agit d’un fichier au format « .txt » ou « .csv ». Les logiciels  ou systèmes de caisse attestés ou certifiés doivent permettre de générer ces archives dites« fiscales». La structure de ce fichier n’est pas normée mais des informations doivent y figurer. La documentation relative à la procédure d’archivage émise par l’éditeur est conservée même en cas de changement de caisse.

Une attention importante est portée au mode de conservation ultérieur de ces archives. En effet, il doit être sécurisé au sens fiscal. Plusieurs cas sont à distinguer :

• Certaines caisses permettent un archivage sécurisé en interne des données sur plusieurs années. Cette solution ne pose pas de problèmes de conformité. Elle peut néanmoins être complétée par un archivage sécurisé auprès d’un tiers-archiveur certifié pour se prémunir contre la perte de données à la suite d’un sinistre ou d’une panne ;

• D’autres caisses génèrent un fichier archive conforme qui n’est pas destiné à être conservé sur le disque dur interne, mais sur un support physique externe. Or, l’administration fiscale  indique que ce support doit être sécurisé pour garantir l’inaltérabilité du fichier archive. Cela passe par la signature électronique du fichier ce qui, en pratique, n’est que très rarement réalisé. De plus, les supports physiques externes présentent des risques d’effacement des données ;

Enfin, certains logiciels de caisse « en ligne » génèrent correctement l’archive fiscale. Mais cette dernière est conservée dans un cloud non sécurisé, ce qui ne garantit pas l’inaltérabilité du fichier.

Les clients sont, donc, sensibilisés à l’importance de l’archivage sécurisé des données de leur caisse dès lors qu’elles sont conservées sur un autre support que la caisse. Le passage par un tiers archiveur certifié NF 461 apparait comme la meilleure solution. Une solution d’archivage destinée aux données de caisse a d’ailleurs été lancée en début d’année 2020 pour un tarif abordable.   Elle permet, pour les caisses compatibles, un archivage en temps réel et une conservation durant 7 ans. Les données sont converties en écritures comptables que l’expert­ comptable peut récupérer via un espace sécurisé.

Une information est fournie peu de temps avant la date de fin d’exercice pour rappeler l’obligation d’archivage sécurisé et en préciser les tenants et aboutissants. Une fiche conseil est envoyée à l’occasion du courriel de rappel évoqué précédemment Cette information préalable permet de préparer au mieux les opérations d’inventaire en vue des travaux sur les comptes annuels.

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