Sécurisation caisse enregistreuse

L'état des lieux d'une caisse enregistreuses et soumises à des réglementations afin d'en assurer son bon fonctionnement
Sécurisation d'une caisse enregistreuses

État des lieux et réglementations applicables

L’objectif est de présenter les enjeux de la caisse pour les cafés et restaurants, les différentes réglementations applicables et sa place dans les missions de l’expert-comptable. Il met en lumière la nécessaire sécurisation du processus.

Des enjeux importants sur un secteur en évolution

En 2017, la France dénombrait plus de 240 000 cafés et restaurants ». Les « cafés » regroupent les bars, salons de thé, pubs, bars à café et bar à jus. Les « restaurants » comprennent la restauration traditionnelle, les restaurants de spécialités étrangères, les brasseries, la restauration rapide et les cafétérias. L’expert-comptable accompagne plus de 90% des entreprises françaises employant entre 3 et 19 salariés. Il est un partenaire historique des entreprises de ce secteur composé à 91% de TPE, employant moins de 10 salariés. Les cafés et restaurants peuvent compter sur ses services pour les accompagner au quotidien dans leur gestion, pour les aider à traverser les crises impactant le secteur, mais également pour les guider dans leur transformation numérique ».

La transformation numérique

La transformation numérique est à l’origine de nombreux changements dans les cafés et restaurants : essor de la livraison de repas à domicile via des plateformes, réservation en ligne, commande via des bornes ou un téléphone, communication sur les réseaux sociaux, gestion de la réputation numérique, maîtrise du référencement et des avis en ligne, apparition de restaurants exclusivement dédiés à la livraison de repas sans possibilité de consommation sur place, etc. Ces évolutions sont permises par les développements apportés aux outils professionnels. Parmi ces outils, la caisse tient une place centrale dans l’organisation et le système d’information des cafés et restaurants.

La caisse désigne, selon le dictionnaire Larousse, un « appareil utilisé dans le commerce pour faciliter les travaux de calcul des vendeurs et des caissiers, fournir au client un relevé de sa facture et protéger les sommes encaissées ». Initialement réservés à la récapitulation des recettes et à la gestion des encaissements, certains modèles proposent désormais de nombreuses applications telles que la gestion : des réservations, de la salle, des tables, des commandes, des stocks, des différents moyens de paiement, de la politique de fidélisation et de la communication entre les différents utilisateurs.

Le support matériel a, lui aussi, évolué pour s’adapter à la mobilité et à la transformation des points de vente. Ainsi, de nombreuses caisses ne sont plus rattachées à un support physique fixe. Il s’agit de logiciels à installer sur des tablettes ou ordinateurs. L’achat d’une caisse est désormais un choix stratégique pour l’utilisateur, car ses fonctionnalités ouvrent ou non le champ des possibles La caisse par sa fonction centrale de gestion des recettes n’est pas seulement un outil de gestion et de production. C’est également une zone de risque importante pour les établissements qui, depuis toujours, attire les convoitises.

Le blanchiment d’argent

Les cafés et restaurants sont classés comme étant des activités à risques de blanchiment d’argent par le COLB en raison de la forte proportion d’espèces dans leurs recettes ». L’article 324-1 du Code pénal définit le blanchiment par « le fait de faciliter, par tout moyen, la justification mensongère de l’origine des biens DU des revenus de l’auteur d’un crime DU d’un délit ayant procuré à celui-ci un profit direct ou indirect. En pratique, le délit de blanchiment prend la forme de dépôts d’espèces provenant du crime organisé (trafic de stupéfiants, proxénétisme) sur le compte bancaire d’établissements Ces établissements, créés par les auteurs des crimes ou délits ou via un prête-nom, maquillent ces dépôts en chiffre d’affaires et donnent une apparence légale à l’origine de ces fonds.

À l’inverse du blanchiment, les risques suivants sont causés par la volonté de détourner les recettes de l’activité. Le vol commis par un tiers avec ou sans violence est un risque difficilement maîtrisable pour les petites structures, car elles n’ont souvent pas les moyens d’employer un agent de sécurité ou de s’équiper pour y faire face.

La fraude commise par le personnel des cafés et restaurants, prend le plus souvent la forme d’un détournement du stock ou des espèces encaissées. Le personnel peut facilement détourner les recettes de l’établissement puisqu’il a accès à la caisse ou reçoit directement le paiement des clients. Cette fraude est difficilement détectable, car elle porte fréquemment sur des montants individuellement faibles qui passent en dessous des seuils de détection. Elle peut néanmoins avoir des conséquences financières importantes si elle est réalisée sur une longue période.

Le détournement des recettes peut également être effectué par le chef d’entreprise, pour son compte, afin d’éluder le paiement des impôts et cotisations et de régler le personnel non déclaré. Les détournements opérés sont alors constitutifs de fraude fiscale. La dissimulation des recettes est une pratique courante sur le secteur bien qu’elle soit difficilement mesurable. Pour cette raison, les cafés et restaurants font partie des activités les plus contrôlées par l’administration fiscale.

L’importante réglementation applicable génère un risque de non-conformité au référentiel législatif. Les rectifications effectuées peuvent être opérées sur des éléments particuliers’° mais également sur l’ensemble des résultats. En effet, lorsque la comptabilité est irrégulière ou régulière en la forme, mais sans valeur probante, le vérificateur reconstitue les recettes de l’entreprise. Elle est effectuée selon les méthodes admises par la jurisprudence » ce qui rend difficile la contestation du rehaussement.                  

Les rectifications calculées sont le plus souvent très importantes, accompagnées de majorations et pénalités significatives et impactent également l’imposition personnelle des bénéficiaires des recettes dissimulées. Le rejet de comptabilité peut avoir des graves conséquences peut la pérennité de l’entreprise et la responsabilité des dirigeants. Les redressements peuvent, évidemment, être contestés, mais la procédure est longue, coûteuse et sans garantie de succès. Il est donc important de maîtriser la règlementation applicable.

Panorama des règlementations applicables aux caisses

La réglementation comptable

Le Code de commerce est à l’origine de la plupart des dispositions applicables aux caisses en matière de règlementation comptable. Il prévoit également d’autres règles, en lien avec les caisses, telles que l’obligation d’établir une facture pour les professionnels effectuant une prestation de services ou une livraison de biens à d’autres professionnels.

Les articles L. 123-12 à L. 123-24 détaillent les obligations comptables applicables aux commerçants. L’article L. 123-12 prévoit ainsi que le commerçant doit « procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise ». Il doit également « contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine ». De plus, « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ».

Les articles R. 123-172 à R. 123-177 du Code de commerce fixent, quant à eux, les documents comptables obligatoires :

  • Le document décrivant les procédures et l’organisation comptable doit être rédigé « dès lors [qu’il] est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles »
  • Le livre-journal permet d’enregistrer les « mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise opération par opération et jour par jour. Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie. Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique ». Il peut être détaillé en « autant de journaux auxiliaires que les besoins l’exigent » ;
  • Le grand-livre comprend toutes les écritures enregistrées sur le livre-journal. Au même titre que ce dernier, le grand-livre peut être tenu électroniquement à condition d’être « identifié et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve »
  • Le livre d’inventaire n’est plus obligatoire depuis le 1er janvier 2016.

Le nombre important d’opérations transitant par la caisse rend complexe l’enregistrement « opération par opération et jour par jour ». Ainsi, le PCG prévoit à l’article 921-1 que les mouvements affectant le patrimoine de l’entité peuvent être enregistrés sur le livre-journal par « récapitulation au moins mensuelle des totaux des opérations » à la condition de « conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération ».

La possibilité  de  centraliser  les  opérations de caisse quotidiennement ou mensuellement est confirmée par l’administration fiscale »‘.

En contrepartie de cette simplification, une attention particulière doit être accordée à la documentation décrivant les procédures et l’organisation comptable et au lien opéré entre l’enregistrement comptable avec la pièce justificative. Même si le règlement de l’ANC n°2014-03 relatif au PCG ne reprend pas la notion de « chemin de révision » employée précédemment, les exigences comptables et fiscales sont toujours les mêmes.

Les données issues de la caisse, comprenant toutes les opérations, doivent permettre de justifier les écritures comptables. Ces écritures comptables acquièrent un caractère définitif, selon les dispositions de l’article 921-3 du PCG, lorsqu’elles font l’objet d’une procédure de validation interdisant toute modification à la suppression de l’enregistrement.

La connexion entre comptabilité et fiscalité est importante. Ainsi, l’administration fiscale effectue, lors de ses vérifications, des contrôles sur le respect de cette réglementation comptable pour en apprécier le caractère probant.

La réglementation fiscale

La réglementation fiscale est abondante. Tout d’abord, il existe des spécificités concernant le régime de TVA des cafés et restaurants :

  • Plusieurs taux de TVA sont applicables en fonction des types de ventes : le taux normal s’applique à la vente de boissons alcoolisées, le taux intermédiaire pour les produits à consommation immédiate et le taux réduit pour les produits, permettant une consommation différée, non accompagnés d’une prestation de restauration ;
  • Pour les menus comportant des produits soumis à des taux de TVA différents, une répartition du prix doit être effectuée par taux de TVA ;
  • Les achats effectués pour la consommation du personnel ne permettent pas la récupération de la TVA ;
  • La TVA récupérable sur les achats offerts aux clients est déductible sous certaines conditions ;
  • Aucune TVA n’est exigible sur les pourboires versés spontanément par les clients au  contraire du service facturé ou  des pourboires dits « obligatoires ». De la même manière, ces pourboires n’ont pas à être inclus dans les recettes de l’établissement et dans la rémunération du personnel.

L’administration fiscale s’adapte aux particularités des différents secteurs d’activité, mais également aux évolutions technologiques et notamment au développement de l’informatique. En effet, la loi de finances rectificative pour 2012 prévoit, pour les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, une obligation de remettre leur comptabilité sous forme dématérialisée. Cette disposition concerne donc la quasi-totalité des cafés et restaurants, clients des cabinets d’expertise-comptable. Seuls ceux relevant d’un régime micro, non étudiés dans ce mémoire, n’y sont pas soumis.

Le respect de cette obligation se traduit, en cas de contrôle, par la remise des FEC des exercices concernés par l’entreprise vérifiée. La structure de ce fichier respecte des normes fixées par arrêté ». Les logiciels comptables grand public permettent de générer ce fichier. Le défaut de remise d’un FEC conforme est sanctionné par une amende de 5 000 euros par exercice. Il peut également être constitutif d’une opposition au contrôle fiscal entraînant une évaluation d’office et des majorations de 100%.

L’administration fiscale a désormais accès à des données comptables structurées qu’elle analyse via un logiciel développé par ses soins (ALTO 2). Les contrôles sont opérés sur le fonds afin de reconstituer les éléments déclarés via les écritures comptables. Des contrôles sont également effectués sur la forme des écritures comptables. L’administration fiscale vérifie ainsi le respect de la réglementation comptable et le caractère probant de la comptabilité. Le BOFIP propose des exemples d’anomalies pouvant mener à la qualification irrégulière ou non probante de la comptabilité » : « défaut de validation des écritures comptables ou des pièces justificatives ; défaut de traçabilité ; absence de chronologie dans les enregistrements ; absence de permanence du chemin de révision ».

La validation des écritures pose des problèmes pratiques pour les TPE/PME et les cabinets qui effectuent leur tenue comptable. En effet, l’administration fiscale exige une validation des écritures lors de l’envoi de chaque déclaration. Une validation mensuelle ou trimestrielle doit donc être opérée, en fonction du régime de TVA applicable. Afin de concilier les exigences du FEC avec la pratique, la DGFIP tolère que les écritures ne soient pas validées lors de l’établissement des déclarations de TVA de certains clients. Ils doivent être clients d’un cabinet d’expertise-comptable et ne pas dépasser certains seuils. Le cabinet doit effectuer la tenue et les déclarations pour le client, sans que ces dernières soient générées intégralement à partir des écritures de la comptabilité.

Si l’administration fiscale souhaite effectuer des contrôles sur le FEC « qui vont au-delà de la simple lecture des données brutes et impliquent des traitements informatiques »», elle doit mettre en application l’article L. 47 A-li du LPF. Elle se place alors sous la procédure du CFCI prévue à l’article L. 13 IV du LPF. Le CFCI a pour avantage, pour l’administration fiscale, de ne pas se limiter à la comptabilité, mais à « l’ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux ».

La doctrine administrative retient une définition très large du périmètre du CFCI et inclut notamment les systèmes de caisse et de recettes. L’administration peut  ainsi  effectuer  des  traitements  informatiques sur ces données. La jurisprudence, à ce sujet, n’est pas constante.

Enfin, l’administration dispose, depuis le 1er janvier 2018, d’un nouvel outil pour mener à bien ces contrôles, complétant ainsi les dispositifs précités. Afin de lutter contre l’utilisation de caisses dites « permissives » », les assujettis à la TVA utilisant un logiciel ou système de caisse pour enregistrer les règlements de leurs clients doivent détenir une attestation ou un certificat de conformité. La caisse doit ainsi satisfaire à des conditions « d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ».

Le contrôle de la détention de l’attestation ou du certificat peut s’effectuer de plusieurs façons :

  • Lors d’un contrôle inopiné prévu à l’article L. 80 0 du LPF : un agent se rend dans les locaux professionnels pour vérifier la détention du document ;
  • Lors d’un contrôle inopiné prévu aux articles L.47 et L. 47 A du LPF : un agent se rend dans les locaux en début de vérification de comptabilité. Ce contrôle permet « la constatation matérielle des éléments physiques de l’exploitation ou de l’existence et de l’état des documents » et de « réaliser deux copies des fichiers relatifs aux informations, données et traitements informatiques »
  • Au cours d’une vérification de comptabilité, sur demande du vérificateur.

En 2018, la DGFIP a opté pour une stratégie de prévention » puisqu’elle recommandait à ses services d’effectuer des rappels à la loi sauf fraude manifeste. Les consignes ont évolué en 2019 vers une application plus stricte ». Les premiers contrôles inopinés, dans le cadre d’une vérification de comptabilité…, ont eu lieu au 2ᵉ semestre 2019 avec emport des copies des données de caisse parfois en plein service. La crise de la Covid-19 a provisoirement stoppé la montée en puissance des contrôles de l’administration. Les réglementations comptables et fiscales étudiées sont complétées par d’autres dispositions de sources diverses.

Autres réglementations

Un arrêté prévoit l’obligation de délivrer une note, réalisée en double exemplaire, en cas de prestation de service supérieure à 25 € TTC Dans le secteur de la restauration, il est possible que l’émetteur de cette note n’indique pas l’identité du client lorsque le montant ne dépasse pas 150 euros hors taxes ». C’est au client d’indiquer son nom sur la note pour prétendre à la déduction de TVA. Au-delà de 150 euros hors taxe, les notes de restaurant doivent comporter l’ensemble des mentions obligatoires devant figurer sur les factures.

L’obligation de délivrance d’un reçu aux particuliers, lorsque la prestation de service dépasse 25 € TTC, va évoluer à partir du 1er janvier 2023. En effet, l’article l.541-15-10 du  Code de l’environnement prévoit  en IV  « [l’interdiction]  de l’impression et de la distribution systématique des tickets de caisse [et carte bancaire] dans les surfaces de vente et dans les établissements recevant du public ». Les tickets seront délivrés unique uniquement sur demande du client afin de lutter contre le gaspillage. Un décret est attendu peut fixer les modalités d’application

Cette disposition, légitime sur le plan environnemental, pourrait faciliter la fraude puisqu’elle risque d’entrainer la non-demande des notes par les clients. Ainsi, il sera plus facile pour les fraudeurs de ne pas saisir les recettes en caisse. De nombreux pays européens ont, d’ailleurs, adopté des dispositifs contraires.

Les cafés et restaurants ont également l’obligation d’afficher les prix qu’ils pratiquent ». Pour les boissons, l’affichage du prix est complété par celui du volume servi. Cette réglementation, destinée à la protection des consommateurs, peut avoir une grande importance en cas de rejet de comptabilité.

Écueil à éviter : il est fréquent que les doses réellement servies soient supérieures aux volumes affichés sur la carte. Or, le vérificateur qui utilise la méthode dite des « liquides » effectue la reconstitution des recettes sur la base des prix et volumes indiqués.

Depuis le 27 décembre 2018, les commerçants peuvent procéder à des opérations dites de « cashback » dont l’objectif est de fournir des espèces aux clients en contrepartie d’un paiement en carte bancaire. Bien que le montant par opération ne puisse pas dépasser 60 euros, un paramétrage doit être effectué pour éviter les écarts de moyens de paiement.

Concernant les moyens de paiement, les établissements ont l’obligation d’accepter les paiements en espèces dans la limite de 1 000 euros pour les règlements effectués par des professionnels ou particuliers résidant en France »‘. Les établissements sont libres d’accepter ou non d’autres moyens de paiement », ils doivent seulement afficher ceux acceptés et ceux refusés. En pratique, les moyens de paiement suivants sont utilisés dans les cafés et restaurants : espèces, cartes bancaires, chèques, virements, paiements par mobile, chèques vacances et tickets restaurants. Pour ces derniers, il existe des règles spécifiques » dont l’interdiction de rendre la monnaie pour laquelle un paramétrage est nécessaire.

Enfin, le RGPD est également applicable à la caisse si cette dernière contient des données dites « personnelles ». En effet, certaines caisses stockent des données sur le personnel ou sur leurs clients pour la gestion des programmes de fidélité.

En synthèse, la réglementation applicable aux caisses est importante. Les conséquences, essentiellement fiscales, d’un non-respect ou du non-suivi du formalisme peuvent s’avérer considérables. L’expert-comptable et son client doivent donc les maîtriser.

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