Lorsqu’une entreprise envisage d’embaucher des employés, elle doit commencer par budgétiser les coûts associés à l’embauche. Les frais prévus sont liés à plusieurs facteurs. Il y a d’abord les salaires et les cotisations sociales qui constituent l’essentiel du budget. Deuxièmement, tous les coûts supplémentaires doivent également être budgétisés. Mutuelle de groupe, matériel nécessaire à la réalisation des activités et frais de gestion (salaire, contrat de travail).
Le budget à prévoir au niveau de la rémunération du salarié
Les employés reçoivent une rémunération en échange du travail qu’ils effectuent dans l’entreprise. À ce niveau, il faut distinguer deux concepts importants.
La rémunération nette, qui correspond au salaire que vous versez au salarié,
la rémunération brute, celle-ci correspond à la rémunération indiquée dans le contrat de travail. Cela comprend les cotisations de sécurité sociale des employés. Par conséquent, au niveau de l’entreprise, ce montant est divisé en deux. L’une est la part revenant au salarié (montant net) et l’autre la part restituée à l’Urssaf (don du salarié).
Pour les budgets de trésorerie, les employés sont généralement payés à la fin du mois ou au début du mois suivant.
Les cotisations de Sécurité sociale des employés sont le deuxième facteur le plus important à prendre en compte dans un budget global. Ils sont constitués de deux éléments.
- Les cotisations sociales salariales, qui sont prélevées sur la rémunération brute du salarié,
- Les cotisations sociales patronales, qui sont prises en charge par l’employeur.
Ainsi, le budget total (salaire + cotisations sociales) prévu pour embaucher un salarié correspond à la somme du salaire total et de la cotisation sociale de l’employeur. Après l’embauche d’un nouveau salarié, vous pouvez utiliser le simulateur Urssaf suivant pour faire une simulation de votre budget prévisionnel sur les charges sociales.
Ensuite, pour affiner la prévision, précisez le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, etc.) et un grand nombre de données qui influencent le calcul des cotisations sociales (titres restaurant, heures supplémentaires, etc.).
Grâce à cet outil, vous pouvez budgétiser avec précision les coûts totaux de votre entreprise (salaire total + contribution employeur) au niveau des employés. Pour les budgets de niveau caisse, les cotisations sociales (salariés + salariés) sont versées mensuellement ou trimestriellement, selon le choix de l’entreprise. Le versement sera effectué à l’Urssaf en même temps que la Déclaration Nominative de Société (DSN).
Le budget à des cotisations sociales du salarié
Que sont les charges sociales ?
Les charges sociales correspondent à une somme d’argent prélevée sur le salaire. Cet argent mit de côté obligatoirement permet au salarié de bénéficier d’une sécurité financière en cas de maladie, d’accident du travail, de chômage, d’invalidité… Une partie servira également à financer la retraite.
Ces cotisations sont déduites de votre salaire à différentes étapes. Par conséquent, les cotisations à la Sécurité sociale peuvent être divisées en deux catégories.
- les cotisations sociales salariales : elles sont déduites du salaire brut pour donner le salaire net avant impôts
- les cotisations sociales patronales : elles sont déduites du montant total versé par l’entreprise au salarié pour donner le salaire brut
Les charges salariales
Attention, le calcul de la réduction étant basé sur le salaire annuel, pour lire ce tableau vous devez prendre le salaire fixe + toutes les primes soumises à cotisation du salarié sur 12 mois.
Comme vous pourrez le constater, du fait de la réduction bas salaire, ce que j’appelle « l’effet Fillon », l’embauche de deux salariés payés au SMIC (1480 € BRUT) coûte 20% moins chère qu’un salarié payé 2 fois le SMIC !
| 25 % | % de charges salariales | Exemple de rémunération brute mensuelle | Équivalent en salaire net mensuel |
| Cadre | 25 % | 1 600 € | 1 200 € |
| Non-cadre | 23 % | 1 600 € | 1 232 € |
| Stage | 17 % | 1 600 € | 1 425 € |
| Portage salariale | 50 % | 1 600 € | 800 € |
| Profession libérale | 27 % | 1 600 € | 1 168 € |
| Fonction Publique | 25,5 % | 1 600 € | 1 192 € |
Le budget à prévoir au niveau de la mutuelle d’un salarié
Tous les employeurs du secteur privé sont tenus de fournir à leurs employés une assurance maladie complémentaire de groupe (sauf quelques exceptions). Cette couverture leur permet de bénéficier d’un système de remboursement médical complémentaire.
Les contrats d’assurances collectives sont souscrits par l’entreprise. Au niveau de l’accompagnement, la contribution financière de l’employeur doit être d’au moins 50 % de la cotisation. Par conséquent, vous devez budgétiser ces coûts pour embaucher des employés. Pour obtenir un devis précis, vous devez demander un devis à votre compagnie d’assurance.
Comment estimer les charges patronales ?
La somme des charges patronales (URSSAF, Assurance Chômage, Retraite, Taxe apprentissage / Formation continue…) représente environ 42% du salaire brut (attention si vous avez un taux Accident de Travail supérieur à 2%, ajoutez-y le delta).
Mais, pour les salaires inférieurs à 1,6 fois le SMIC (soit 2 368 € en 2017), cela ne prendrait pas en compte la principale réduction de charges qui est la réduction patronale sur les bas et moyens salaires (dite « réduction Fillon »).
Cette réduction peut atteindre la totalité des cotisations URSSAF, soit plus de 28,49% pour un salarié rémunéré au SMIC (dans tous les cas, elle ne peut être supérieure au montant des charges patronales URSSAF).
Voici donc l’estimation du coût d’un salarié à temps plein, par tranche de salaire, en prenant en compte la réduction Fillon :
Tableau 1 : Calcul des charges patronales et de la réduction Fillon en fonction du salaire
Il y a d’autres coûts supplémentaires à prendre en compte lors de la budgétisation du coût d’embauche d’employés. Dans un premier temps, les entreprises peuvent avoir besoin d’utiliser les services d’un recruteur pour trouver des candidats. Dans ce cas, les frais facturés par l’entreprise doivent être budgétisés.
En règle générale, cette commission est comprise entre 15% et 25% du salaire annuel total du candidat recruté. Ensuite, vous devez budgétiser les frais de gestion. Cela comprend le coût de la rédaction d’un contrat de travail et du maintien du salaire. Vous pouvez prévoir environ 100-200 € pour la rédaction d’un contrat de travail puis environ 30 € par mois pour l’établissement d’une fiche de paie (le coût d’une fiche de paie).
Les éléments qui composent le prix d’une fiche de paie suite à l'embauche
Le tarif d’un bulletin de paie dépend de plusieurs éléments. Logiquement, il varie en fonction du degré d’externalisation de la paie. Au plus le processus sera sous-traité à un prestataire extérieur, au plus le coût est susceptible d’être important pour l’entreprise.
Un expert-comptable peut notamment gérer la paie de ses clients. Son travail consiste alors à établir les bulletins de paie des salariés, mais pas seulement. Il doit également se tenir constamment informé sur l’évolution de la législation (veille sociale), effectuer les déclarations sociales nominatives (DSN) et guider le prélèvement à la source.
Cela dit, l’entreprise peut par ailleurs, de son côté, se doter d’un service « RH » (ressources humaines) en interne et traiter elle-même ses paies et ses charges sociales. Il lui faudra particulièrement trouver un bon logiciel de paie et former une équipe à son utilisation.
Cette solution permet de limiter le coût. Elle n’est toutefois pas sans risque… Attention, diriger la gestion de la paie ne se limite pas uniquement à faire les bulletins de salaire. Il faut aussi traiter les entrées/sorties, les horaires, les demandes de déménagement, etc. Ces missions font l’objet d’une facturation complémentaire si elles sont réalisées par un prestataire autre que votre entreprise.
Les coûts directs comprennent le salaire brut, les cotisations sociales patronales et salariales, ainsi que d'éventuelles primes et avantages en nature (transport, repas, etc.).
Les charges sociales sont calculées en pourcentage du salaire brut. Ce pourcentage varie selon les réglementations en vigueur et peut inclure des cotisations pour la retraite, la santé, le chômage, etc.
Oui, il peut y avoir des coûts liés à la formation du nouvel employé, surtout s'il nécessite une formation spécifique pour le poste ou pour s'adapter à l'environnement de travail.
Les coûts administratifs incluent la rédaction du contrat de travail, les frais de gestion des ressources humaines, et éventuellement les coûts liés à l'utilisation d'une agence de recrutement.
Oui, il existe des aides et des subventions pour l'embauche de certains profils, comme les jeunes, les demandeurs d'emploi de longue durée, ou les personnes en situation de handicap.
